Dịch vụ, Tin tức

Hệ thống quản lý môi trường

Posted on by Ms. Hạnh

Hệ thống quản lý môi trường – Cách thức xây dựng EMS

Doanh nghiệp chỉ có thể phát triển bền vững khi thực sự quan tâm và thực hiện các cam kết về môi trường một cách nghiêm túc. Do đó, đòi hỏi các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp cần hiểu và xây dựng một hệ thống quản lý môi trường phù hợp và hiệu quả. Qua bài viết này, Viện Khoa học Công nghệ & Môi trường sẽ cung cấp các thông tin về hệ thống quản lý môi trường (EMS) cũng như cách thức xây dựng hệ thống để doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện tốt nhất.

  1. Hệ thống quản lý môi trường là gì?

Hệ thống quản lý môi trường (EMS) là một tập hợp các quy trình và thực tiễn cho phép một tổ chức, công ty giảm các tác động môi trường và tăng hiệu quả hoạt động. Hệ thống quản lý môi trường (EMS) là một khung giúp tổ chức đạt được các mục tiêu môi trường thông qua việc xem xét, đánh giá và cải thiện hiệu suất môi trường nhất quán.

Hệ thống quản lý môi trường có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức với các quy mô khác nhau trong phạm vi  xác định. EMS của mỗi tổ chức được điều chỉnh theo các mục tiêu và mục tiêu riêng của mình.

Hiện ISO 14001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về EMS mà các doanh nghiệp có thể dựa vào đó để xây dựng một hệ thống quản lý môi trường hiệu quả cho mình.

Các yếu tố cơ bản của một EMS bao gồm:

    • Xem xét các mục tiêu môi trường của tổ chức;
    • Phân tích tác động môi trường và các yêu cầu pháp lý của nó;
    • Giám sát và đo lường tiến độ trong việc đạt được các mục tiêu;
    • Đảm bảo nhận thức và năng lực môi trường;
    • Đặt mục tiêu môi trường để giảm tác động môi trường và tuân thủ các yêu cầu pháp lý;
    • Thiết lập các chương trình để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu này;
    • Xem xét tiến độ của EMS và cải thiện

 

Hệ thống quản lý môi trường EMS

 

✍ Xem thêm: Doanh nghiệp bắt buộc phải có ISO 14001 không?

  1. Tại sao doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản lý môi trường?

Lợi ích tiềm năng mà doanh nghiệp sở hữu sau khi triển khai hệ thống quản lý môi trường hiệu quả:

    • Tuân  thủ  nâng cao: Một EMS giúp một tổ chức giải quyết các nhu cầu pháp lý của mình một cách có hệ thống và hiệu quả về chi phí. Cách tiếp cận chủ động này có thể giúp giảm nguy cơ không tuân thủ và cải thiện các thực hành về sức khỏe và an toàn cho nhân viên và công chúng.
    • Phòng ngừa ô nhiễm; Bảo tồn tài nguyên: Hệ thống quản lý môi trường giúp xác định những yếu tố tác động đến môi trường, và xây dựng các quy trình nhằm ngăn ngừa hoặc giảm tối đa tác động này.
    • Khách hàng/ thị trường mới: Hệ thống quản lý môi trường là một công cụ nâng cao hiệu quả Hoạt động, Sản phẩm và Dịch vụ của tổ chức, vì vậy, nó mang lại lợi ích cho toàn tổ chức. Các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng có thể được cải thiện thông qua việc quản lý nhất quán và giảm thiểu các tác động.
    • Hình ảnh nâng cao với công chúng, cơ quan quản lý, người cho vay, nhà đầu tư.
    • Nhận thức của nhân viên về các vấn đề và trách nhiệm môi trường.
    • Tăng hiệu quả / giảm chi phí hoạt động.
    • Tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao.
    • Cải thiện hiệu suất môi trường.

 

Giảm thiểu các tác động môi trường và tăng năng suất hoạt động với một EMS khoa học
Giảm thiểu các tác động môi trường và tăng năng suất hoạt động với một EMS khoa học

  1. Các bước xây dựng hệ thống môi trường hiệu quả.

► Bước 1: Xây dựng chính sách môi trường:

Đây là giai đoạn đầu  và là nền tảng để xây dựng và thực hiện  hệ thống quản lý môi trường. Chính sách môi trường là kim chỉ nam cho việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý môi trường của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình.

Chính sách Môi trường cần phải:

    • Phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc tuân theo các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục.
    • Được xem xét thường xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ.
► Bước 2: Lập kế hoạch về quản lý môi trường:

Đây là giai đoạn Lập kế hoạch (Plan)  trong chu trình PDCA. Giai đoạn lập kế hoạch được thiết lập một cách hiệu quả là khi tổ chức phải đạt được sự tuân thủ với các yêu cầu về pháp luật và tuân thủ với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và những mong đợi kết quả môi trường do chính mình lập ra. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

    • Xác định các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác về môi trường mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ
    • Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa: Tổ chức cần định đó các khía cạnh môi trường trong phạm vi hệ thống quản lý môi trường của mình, có tính đến đầu vào và đầu ra
    • Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra
Chu trình PDCA được áp dụng để xây dựng một EMS hiệu quả
Chu trình PDCA được áp dụng để xây dựng một EMS hiệu quả
► Bước 3: Thực hiện và điều hành

Giai đoạn thứ ba của mô hình cung cấp các công cụ, các quy trình và các nguồn lực cần thiết để vận hành EMS một cách bền vững.

Giai đoạn này yêu cầu cập nhật liên tục những thay đổi, như phân công lại trách nhiệm cho các nhân viên khi các hoạt động hoặc sản phẩm của tổ chức thay đổi, hay những thay đổi nhu cầu đào tạo theo thời gian, hay chính sách và các thủ tục thông qua sự cải tiến liên tục. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

    • Cơ cấu và trách nhiệm: Tổ chức chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện và duy trì hệ thống quản lý môi trường và cung cấp các nguồn lực cần thiết.
    • Năng lực, đào tạo và nhận thức: Thực hiện các nội dung đào tạo thích hợp cho các đối tượng quản lý, các nhóm nhân công, nhóm quản lý dự án và các cán bộ điều hành chủ chốt của nhà máy.
    • Thông tin liên lạc: Thiết lập và triển khai hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận và phản hồi các thông tin về môi trường và phổ biến các thông tin cho những cá nhân/phòng ban liên quan.
    • Văn bản hóa tài liệu của hệ thống quản lý môi trường.
    • Kiểm soát điều hành: Thực hiện các quy trình điều hành.
    • Sự chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp.
► Bước 4: Kiểm tra và hành động khắc phục:

Đây là giai đoạn để xem xét cải tiến quá trình hoặc quyết định những thay đổi cho các giai đoạn khác. Giai đoạn thể hiện bước Kiểm tra (Check)  trong chu trình PDCA. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

    • Giám sát và đo: Tiến hành thủ tục giám sát và đo tiến trình của các dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hiệu quả hoạt động của các quá trình so với các tiêu chí đã đặt ra, định kỳ kiểm tra sự tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của mình.
    • Đánh giá sự tuân thủ: Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa.
    • Hồ sơ: thực hiện thủ tục lưu giữ hồ sơ của hệ thống quản lý môi trường,
    • Đánh giá hệ thống quản lý môi trường.

► Bước 5: Xem xét của lãnh đạo:

Quá trình xem xét yêu cầu thu thập các thông tin liên quan tới EMS  và thông báo các thông tin này tới lãnh đạo cấp cao theo kế hoạch định trước. Mục đích của quá trình xem xét này gồm:

    • Đảm bảo tính phù hợp liên tục của hệ thống EMS;
    • Xác định tính đầy đủ;
    • Thẩm tra tính hiệu quả của hệ thống;
    • Tạo điều kiện cải tiến liên tục hệ thống, các quá trình và thiết bị môi trường…

Từ kết quả xem xét của lãnh đạo về các thiết bị và nhân lực sử dụng trong quá trình áp dụng hệ thống cũng như các kết quả hoạt động về môi trường, tổ chức sẽ quyết định được điều kiện hiện tại có thể chấp nhận được, và cần phải thay đổi những gì. Giai đoạn này là bước Đánh giá (Act) trong chu trình PDCA.

  1. Thủ tục và quy trình cấp giấy chứng nhận ISO

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc tạo niềm tin khách hàng bên cạnh tăng khả năng cạnh tranh. Từ đó nâng cao hiệu quả trong sản xuất, cung ứng dịch vụ. Bởi vậy, việc  xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO của doanh nghiệp là điều cần thiết. Vậy thủ tục cấp giấy chứng nhận ISO như thế nào?

4.1. Tại sao phải thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận ISO

Về bản chất, giấy chứng nhận ISO là Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO. Điều này góp phần xác định và đưa ra trình tự các bước. Từ đó hướng dẫn việc thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của tổ chức. Quy trình có thể thiết lập dưới dạng văn bản để hướng dẫn việc thực hiện tại chỗ.

Việc xin giấy chứng nhận ISO là cơ sở để cải tiến quy trình, dây chuyền sản xuất. Cũng như tạo ra văn hóa cải tiến cho tổ chức, doanh nghiệp. Cắt giảm được các chi phí vận hành không cần thiết thông qua việc xem xét, phân bổ lại nguồn lực cho các quá trình. Cũng như thiết lập mối tương tác, hỗ trợ giữa các quá trình. Với mục đích mang lại hiệu quả cao nhất, tạo được thiện cảm và niềm tin cho khách hàng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Một hệ thống quản lý khoa học sẽ tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Cũng như kiểm soát rủi ro tốt hơn thông qua việc dự báo. Hoặc điều chỉnh lại mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, góp phần thể hiện doanh nghiệp đã đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của cơ quan Nhà nước về quản lý chất lượng.

4.2. Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO

– Bước 1: Làm rõ các vấn đề liên quan tới việc chứng nhận hệ và tiến hành đăng ký giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO.

– Bước 2: Xem xét và lập kế hoặc đánh giá. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và gửi tới cơ quan chứng nhận đã lựa chọn.

Hồ sơ bao gồm công văn xin cấp chứng nhận ISO. Báo cáo tóm tắt quy trình sản xuất kinh doanh và áp dụng công việc (kèm sơ đồ). Đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý chất lượng. Và báo cáo đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.

– Bước 3: Kiểm tra và đánh giá sơ bộ tính hợp pháp, đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ.

– Bước 4: Đánh giá hiện trường, cũng như các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO.

– Bước 5: Thẩm xét hồ sơ kết quả đánh giá.

– Bước 6: Cấp giấy chứng nhận nếu kết quả đánh giá được coi là phù hợp với tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO.

4.3. Hiệu lực của chứng chỉ chứng nhận ISO:

Giấy chứng nhận hệ  theo tiêu chuẩn ISO thông thường có hiệu lực trong 03 năm. Khi gần hết thời hạn, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp tục được chứng nhận ISO thì thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận.

                                                                                                                     Mạnh Chí

Liên hệ tư vấn miễn phí: Viện Khoa học Công nghệ và Môi Trường – INOSTE

INOSTE – ĐỒNG HÀNH CÙNG HỢP TÁC XÃ

Địa chỉ: Tòa nhà NEDCEN, Số 149 Giảng Võ, P.Cát Linh, Q.Đống Đa, TP.Hà Nội.

Điện thoại: 0243.8234.456 | Email: coste@vca.org.vn | Website: www.inoste.vn

Ms. Hạnh