Khái niệm: Tiêu chuẩn ISO được coi như là một chuẩn mực của thế giới mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn trong đó nếu muốn đạt được chứng nhận ISO
ISO là viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (International Organization for Standardization). Đây là một tổ chức quốc tế phi chính phủ, có trụ sở chính tại Geneva, Thụy Sĩ. Nhiệm vụ chính của ISO là phát triển và xuất bản các tiêu chuẩn quốc tế để hỗ trợ việc đơn giản hóa trao đổi hàng hóa và dịch vụ, cũng như tăng cường an toàn và chất lượng. Bài viết này sẽ dành thời gian để tìm hiểu về Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) và các tiêu chuẩn mà tổ chức này đề xuất và phát triển được áp dụng nhiều tại Việt Nam.
1. ISO là viết tắt của từ gì?
ISO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh – “International Organization for Standardization” là tên của một “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” được thành lập ngày 23 tháng 2 năm 1947. Đây là cơ quan thiết lập các tiêu chuẩn quốc tế, đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp được áp dụng trên toàn thế giới. Hiện nay có hơn 160 nước là thành viên ISO. Trụ sở chính của ISO hiện đang đặt tại Geneva, Thụy Sĩ. Việt Nam là nước thứ 77 tham gia vào hệ thống tiêu chuẩn ISO. Các tiêu chuẩn ISO được chuyển thành tiếng Việt ban hành với tên gọi Tiêu Chuẩn Việt Nam (viết tắt là TCVN). Với nhiệm vụ chính là thúc đẩy sự phát triển về vấn đề tiêu chuẩn hoá nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế.
2. Tiêu chuẩn ISO là gì?
Tiêu chuẩn ISO là các quy tắc được chuẩn hóa quốc tế để giúp cho các tổ chức hoạt động phát triển bền vững, tạo ra các năng lực nâng cao giá trị của doanh nghiệp tổ chức trong mọi lĩnh vực thuộc sản xuất, thương mại, dịch vụ. Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO, chất lượng sản phảm được làm ra đáp ứng được yêu cầu chất lượng của người dùng. Tóm lại: Tiêu chuẩn ISO được coi như là 1 chuẩn mực của thế giới mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn trong đó nếu muốn đạt được chứng nhận ISO. Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực mà có các bộ tiêu chuẩn ISO đặc thù riêng. Do vậy nhiệm vụ của ISO chính là thúc đẩy và hoàn thiện doanh nghiệp, tạo các tiềm lực mở rộng.
3. Các loại chứng chỉ ISO áp dụng phổ biến tại Việt Nam
3.1 Chứng chỉ ISO 9001:2015
– Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế tập trung vào việc thiết lập, triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả trong tổ chức. Bằng cách tuân theo tiêu chuẩn này, các doanh nghiệp tại Việt Nam cam kết cải thiện liên tục chất lượng sản phẩm và dịch vụ. ISO 9001 yêu cầu xác định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng, theo dõi hiệu suất và tạo ra các cơ hội cải tiến.
3.2 Chứng chỉ ISO 14001:2015
– Hệ thống quản lý môi trường Chứng chỉ ISO 14001 (https://vnce.vn/chung-nhan-iso-14001-la-gi-mau-giay-chung-chi-iso-14001-nhu-the-nao) là tiêu chuẩn quốc tế cho việc quản lý tác động của hoạt động kinh doanh lên môi trường. Các tổ chức tại Việt Nam thực hiện ISO 14001:2015 (https://vnce.vn/tieu-chuan-iso-14001-2015-quy-trinh-chung-nhan-iso-14001) xác định các yếu tố gây ô nhiễm và tác động môi trường, đặt ra các mục tiêu và biện pháp cải thiện, và thực hiện theo dõi và báo cáo thường xuyên để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu môi trường
3.3 Chứng chỉ ISO 22000:2018
– Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm Trong lĩnh vực thực phẩm, việc đảm bảo an toàn và chất lượng là vô cùng quan trọng. ISO 22000 tại Việt Nam yêu cầu các doanh nghiệp thực phẩm đề xuất, triển khai và duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Từ việc kiểm soát nguy cơ trong quy trình sản xuất đến đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong quá trình vận chuyển và lưu trữ, ISO 22000 giúp đảm bảo rằng sản phẩm thực phẩm đáp ứng các yêu cầu an toàn và chất lượng cao nhất. ISO 22000 (https://vnce.vn/bo-tieu-chuan-chung-nhan-he-thong-iso-22000-moi-nhat-2020)đưa ra các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS). ISO 22000 vạch ra những điều mà một tổ chức cần làm để: Chứng minh khả năng kiểm soát các mối nguy về an toàn thực phẩm. Đạt được mục tiêu đảm bảo thực phẩm an toàn cho người tiêu dùng về sức khỏe lẫn chất lượng.
3.4 Chứng chỉ ISO 45001:2018
– Hệ thống quản lý an toàn sức khoẻ ISO 45001:2018 (https://vnce.vn/tat-tat-chung-nhan-iso-45001-tieu-chuan-quan-ly-an-toan-suc-khoe) là tiêu chuẩn mới hướng đến việc bảo vệ sức khỏe và an toàn của người lao động. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp sử dụng ISO 45001 để xác định và quản lý rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Chứng chỉ này yêu cầu thiết lập chính sách an toàn, thực hiện đánh giá rủi ro, đưa ra kế hoạch phòng ngừa tai nạn và bệnh nghề nghiệp, và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và tham gia tích cực vào quá trình cải thiện an toàn. ISO 45001: 2018 có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức có nhu cầu thiết lập, triển khai và duy trì hệ thống quản lý OH&S để cải thiện sức khỏe và an toàn nghề nghiệp.
3.5 Chứng chỉ ISO 27001:2013
– Hệ thống quản lý an toàn thông tin Trong thời đại số hóa, việc bảo vệ thông tin quan trọng trở thành mối quan tâm hàng đầu. ISO 27001 tại Việt Nam tập trung vào việc bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các rủi ro bảo mật như lạm dụng, mất mát, hoặc truy cập trái phép. Chứng chỉ này yêu cầu xác định các yếu điểm bảo mật, thiết lập các biện pháp bảo mật vật lý và công nghệ, và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo để phòng ngừa và ứng phó với các tình huống bảo mật. ISO 27001 yêu cầu các tổ chức tại Việt Nam xác định các yếu điểm bảo mật thông tin trong quy trình và hạ tầng công nghệ của họ. Bằng cách thiết lập các biện pháp bảo mật vật lý và logic, các tổ chức đảm bảo rằng thông tin quan trọng được bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép, thất thoát và lạm dụng. Chứng chỉ ISO 27001 cũng khuyến khích việc thiết lập kế hoạch đáp ứng sự cố bảo mật và xây dựng khả năng đào tạo và tạo kháng cự cho nhân viên.
3.6 Chứng chỉ ISO 13485
– Hệ thống quản lý thiết bị y tế ISO 13485 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý sản phẩm y tế. Tại Việt Nam, việc áp dụng ISO 13485 cho thị trường y tế cho thấy cam kết của các tổ chức trong việc đảm bảo chất lượng và an toàn của các sản phẩm y tế, từ dụng cụ y khoa đến thiết bị y tế và các sản phẩm liên quan khác. Trong lĩnh vực y tế, tính chất yêu cầu của ISO 13485 đặc biệt quan trọng. Việc bảo vệ sức khỏe và đảm bảo rằng các sản phẩm y tế đáp ứng chất lượng và hiệu suất cần thiết là yếu tố quyết định. Chứng chỉ này giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam duy trì tiêu chuẩn cao nhất trong sản xuất, lưu thông và sử dụng sản phẩm y tế.
3.7 Chứng chỉ ISO 50001
– Hệ thống quản lý năng lượng ISO 50001 là một tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý năng lượng. Tại Việt Nam, việc áp dụng ISO 50001 cho doanh nghiệp và tổ chức đang trở nên ngày càng quan trọng trong bối cảnh tăng cường sử dụng năng lượng hiệu quả và bảo vệ môi trường. Mục tiêu chính của ISO 50001 tại Việt Nam là giúp các tổ chức quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng. Chứng chỉ này yêu cầu xác định và đánh giá nhu cầu năng lượng của tổ chức, thiết lập các mục tiêu tiết kiệm năng lượng, và theo dõi hiệu suất năng lượng để đảm bảo rằng các biện pháp cải tiến được thực hiện hiệu quả.
4. Tại sao doanh nghiệp cần phải áp dụng tiêu chuẩn ISO?
Áp dụng tiêu chuẩn ISO sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do quan trọng vì sao cần áp dụng tiêu chuẩn ISO:
– Nâng cao chất lượng: Tiêu chuẩn ISO tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp tổ chức xác định, kiểm soát và cải tiến quy trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ. Điều này dẫn đến việc nâng cao chất lượng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng.
– Tăng cường hiệu suất và hiệu quả: Tiêu chuẩn ISO cung cấp các quy trình quản lý có hệ thống. Áp dụng các quy trình này giúp tổ chức tăng cường hiệu suất và hiệu quả, giảm lãng phí và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Kết quả là tăng cường năng suất và sự cạnh tranh. Tuân thủ pháp luật và quy định: Các tiêu chuẩn ISO đòi hỏi tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo các quyền tương ứng với ngành nghề của họ. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ các quy định này, giảm rủi ro pháp lý.
– Xây dựng uy tín và tin cậy: Chứng chỉ ISO chứng minh rằng tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và tuân thủ các quy trình quản lý theo chuẩn Quốc tế. Điều này tạo ra sự tin cậy và uy tín trong mắt khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Tổ chức có chứng chỉ ISO thường được coi là đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
-Mở rộng cơ hội kinh doanh: Một số khách hàng, đặc biệt là các tổ chức lớn và cơ quan chính phủ, yêu cầu các nhà cung cấp của họ đạt được chứng chỉ ISO. Áp dụng tiêu chuẩn ISO mở rộng cơ hội kinh doanh và giúp bạn tiếp cận các thị trường mới và khách hàng tiềm năng.
5. Thủ tục và quy trình cấp giấy chứng nhận ISO
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc tạo niềm tin khách hàng bên cạnh tăng khả năng cạnh tranh. Từ đó nâng cao hiệu quả trong sản xuất, cung ứng dịch vụ. Bởi vậy, việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO của doanh nghiệp là điều cần thiết. Vậy thủ tục cấp giấy chứng nhận ISO như thế nào?
5.1. Tại sao phải thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận ISO
Về bản chất, giấy chứng nhận ISO là Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO. Điều này góp phần xác định và đưa ra trình tự các bước. Từ đó hướng dẫn việc thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của tổ chức. Quy trình có thể thiết lập dưới dạng văn bản để hướng dẫn việc thực hiện tại chỗ.
Việc xin giấy chứng nhận ISO là cơ sở để cải tiến quy trình, dây chuyền sản xuất. Cũng như tạo ra văn hóa cải tiến cho tổ chức, doanh nghiệp. Cắt giảm được các chi phí vận hành không cần thiết thông qua việc xem xét, phân bổ lại nguồn lực cho các quá trình. Cũng như thiết lập mối tương tác, hỗ trợ giữa các quá trình. Với mục đích mang lại hiệu quả cao nhất, tạo được thiện cảm và niềm tin cho khách hàng vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Một hệ thống quản lý khoa học sẽ tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Cũng như kiểm soát rủi ro tốt hơn thông qua việc dự báo. Hoặc điều chỉnh lại mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, góp phần thể hiện doanh nghiệp đã đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của cơ quan Nhà nước về quản lý chất lượng.
5.2. Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO
– Bước 1: Làm rõ các vấn đề liên quan tới việc chứng nhận hệ và tiến hành đăng ký giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO.
– Bước 2: Xem xét và lập kế hoặc đánh giá. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và gửi tới cơ quan chứng nhận đã lựa chọn.
Hồ sơ bao gồm công văn xin cấp chứng nhận ISO. Báo cáo tóm tắt quy trình sản xuất kinh doanh và áp dụng công việc (kèm sơ đồ). Đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý chất lượng. Và báo cáo đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
– Bước 3: Kiểm tra và đánh giá sơ bộ tính hợp pháp, đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ.
– Bước 4: Đánh giá hiện trường, cũng như các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của ISO.
– Bước 5: Thẩm xét hồ sơ kết quả đánh giá.
– Bước 6: Cấp giấy chứng nhận nếu kết quả đánh giá được coi là phù hợp với tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO.
5.3. Hiệu lực của chứng chỉ chứng nhận ISO
Giấy chứng nhận hệ theo tiêu chuẩn ISO thông thường có hiệu lực trong 03 năm. Khi gần hết thời hạn, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp tục được chứng nhận ISO thì thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận.
Trên đây là những thông tin mà Viện Khoa học Công nghệ và Môi Trường – INOSTE cung cấp. Nếu bạn có nhu cầu thuê dịch vụ cấp giấy chứng nhận ISO hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thành trong thời gian sớm nhất.
Mạnh Chí
Liên hệ tư vấn miễn phí: Viện Khoa học Công nghệ và Môi Trường – INOSTE
INOSTE – ĐỒNG HÀNH CÙNG HỢP TÁC XÃ
Địa chỉ: Tòa nhà NEDCEN, Số 149 Giảng Võ, P.Cát Linh, Q.Đống Đa, TP.Hà Nội.
Điện thoại: 0243.8234.456 | Email: coste@vca.org.vn | Website: www.inoste.vn
